แนวทางการวิเคราะห์ปัญหาการบริหารคนในองค์กร

การวิเคราะห์ปัญหาในองค์กร

แนวทางการวิเคราะห์ปัญหาการบริหารคนในองค์กร

การวิเคราะห์ปัญหาในองค์กร หัวใจสำคัญของการพัฒนาบุคลากร ในองค์กรต่างๆ ไม่ได้อยู่ที่ประสิทธิภาพของเครื่องมือหรือวิธีการที่นำมาใช้ในการพัฒนาเท่านั้น
แต่ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรได้พัฒนาบุคลากรถูกที่ถูกจุดหรือไม่ ถ้าจะพูดง่ายๆแบบภาษาชาวบ้านก็คือ “ เกาถูกที่คัน ” หรือไม่
หลายองค์กรได้นำเอาเครื่องมือการบริหารจัดการที่ทันสมัยจากต่างประเทศเข้ามา ใช้ แต่สุดท้ายปัญหาการบริหารคนก็ยังคงมีอยู่เหมือนกัน
เพราะจัดยาไม่ตรงกับโรค หรือไม่ก็ไม่รู้ว่าสาเหตุที่แท้จริงของโรคคืออะไร

หลายคนถามว่าเราจะทำอย่างไรเพื่อหาปัญหาในการจัดการคนในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีที่มักจะใช้คือการสอบถามคนๆ นั้น
การสำรวจด้วยแบบสอบถาม หรือการใช้กล่องความคิดเห็น แต่บางครั้ง ผู้บริหารอาจรู้สึกว่าปัญหาที่มีไม่ได้ตรงกับความรู้สึกของพวกเขาเอง
หรือว่าเมื่อแก้ไขปัญหาไปแล้ว ปัญหาในเรื่องของคนก็ยังไม่หายไปแบบนั้นเอง

ในชีวิตประจำวันของเรา การแก้ปัญหาเป็นสิ่งที่สำคัญ แต่บางครั้งเราอาจพลาดการสำรวจปัญหาที่แท้จริง
การมองมาที่ปัญหาให้ดีก่อนที่จะพยายามแก้ไขมัน จะช่วยให้เราเข้าใจว่าเราจะต้องใช้เครื่องมือหรือวิธีใดในการแก้ไขปัญหานั้น
และประหยัดเวลาและแรงงานในการดำเนินการต่อไป

 

 

• กำหนดกลุ่มของปัญหาที่ต้องการศึกษาวิเคราะห์

เนื่องจากปัญหาของคนมีหลายรูป แบบ ดังนั้น ถ้าต้องการให้ได้ปัญหาที่แท้จริง จึงควรจะแบ่งกลุ่มปัญหาของคนในองค์กรออกเป็นกลุ่ม เช่น ปัญหาเกี่ยวกับบรรยากาศในการทำงาน
ปัญหาเกี่ยวกับผลตอบแทน ปัญหาเกี่ยวกับความผูกพันต่องานหรือองค์กร ปัญหาด้านการทำงานร่วมกัน ปัญหาชีวิตส่วนตัวครอบครัว ฯลฯ
การแบ่งกลุ่มปัญหาจะช่วยให้การศึกษาปัญหาชัดเจนมากขึ้น เพราะถ้าเราศึกษาปัญหาโดยภาพรวมทำให้ไม่สามารถแยกแยะลักษณะและสาเหตุของ ปัญหาได้อย่างชัดเจน

• เลือกเครื่องมือในการค้นหาปัญหา

เมื่อเราแบ่งกลุ่มของปัญหาได้ แล้ว ให้ลองหาเครื่องมือในการค้นหาปัญหาว่ามีเครื่องมืออะไรบ้าง แต่ละเครื่องมือมีข้อดีและข้อจำกัดอย่างไรบ้าง เช่น การสำรวจอาจจะเหมาะสำหรับการค้นหาภาพรวมของปัญหา
แต่อาจจะไม่สามารถค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาได้ การสัมภาษณ์แบบเจาะลึกอาจจะดีตรงที่ได้ข้อมูลละเอียด แต่ถ้าผู้สัมภาษณ์ไม่เหมาะสม ไม่ได้รับความไว้วางใจจากผู้ถูกสัมภาษณ์
อาจจะไม่ได้ข้อมูลที่แท้จริง สุดท้ายวิธีการที่เหมาะสมอาจจะเป็นแบบผสมกันก็ได้ เช่น ช่วงแรกอาจจะใช้วิธีการสำรวจ
เมื่อได้ปัญหาในภาพรวมมาแล้ว ก็ค่อยมาใช้วิธีการเจาะลงรายละเอียดของปัญหาแต่ละปัญหาย่อยอีกครั้งหนึ่ง

• การตรวจสอบความถูกต้องของปัญหาที่ค้นหาหรือสำรวจมา

เราต้องตรวจสอบปัญหาที่เราพบมาอย่างรอบคอบ เพื่อให้แน่ใจว่ามันเป็นปัญหาจริงๆ ไม่ใช่แค่สิ่งที่ดูด้านนอกเท่านั้น เราสามารถให้คนอื่นมาช่วยเราในการตรวจสอบปัญหาได้ด้วย
เพื่อให้เรามั่นใจได้ว่ามันเป็นปัญหาจริงหรือไม่ หรือเราสามารถใช้วิธีการศึกษาเพื่อตรวจสอบปัญหาโดยการทดลองหรือศึกษาอะไรบางอย่างเพิ่มเติมได้ด้วย
ไม่จำเป็นต้องทำวิจัยอย่างละเอียดมากมายเพียงเพื่อตรวจสอบปัญหานั้นๆ

• การประเมินระดับของปัญหา

เมื่อเราแน่ใจแล้วว่ามีปัญหาในการบริหารคนในองค์กรอย่างถูกต้องและตรงตามความเป็นจริงแล้ว เราจะต้องทำอะไรต่อไป? ขั้นตอนถัดไปคือการดูว่าปัญหานั้นมีความรุนแรงแค่ไหน
มันเกิดมานานแล้วหรือไม่ เป็นอันตรายต่อองค์กรอย่างไรบ้าง และมีผลกระทบต่องานอย่างไรบ้าง เรายังต้องพิจารณาดูว่าปัญหาไหนควรที่จะแก้ไขหรือพัฒนาก่อน
มันสำคัญกว่ากันหรือไม่ เช่น เราอาจจะพัฒนาทักษะของพนักงานได้ถ้าเราแก้ไขปัญหาในชีวิตส่วนตัวที่ส่งผลกระทบต่องานก่อน
นั่นคือเราจะต้องแก้ปัญหาหนึ่งก่อนกับปัญหาอื่นในการดำเนินการแก้ไขหรือพัฒนาอย่างเหมาะสม

 

• จัดทำแผนการแก้ไขปัญหาหรือแผนพัฒนาบุคลากร

เมื่อรับทราบปัญหาเรียบร้อย แล้ว ก็ต้องนำเอาปัญหาทั้งหมดมาจัดทำแผนการแก้ไขหรือพัฒนา แผนที่ว่านี้อาจจะจัดทำเอง หรืออาจจะลองให้ที่ปรึกษาจากภายนอกเข้ามานำเสนอแผนก็ได้
ส่วนเราจะเลือกใช้บริการหรือไม่ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งครับ อย่างน้อยเราจะได้มั่นใจได้ว่าแผนที่เราจัดทำขึ้นมานั้นถูกต้อง (ตรงกับแผนที่บุคคลภายนอกนำเสนอ)

• การดำเนินการแก้ไขหรือพัฒนาบุคลากร

เมื่อเราได้ปัญหาที่แท้จริง แล้ว จัดทำแผนการแก้ไขหรือพัฒนาเรียบร้อยแล้ว บางปัญหาเราสามารถแก้ไขได้ด้วยการตัดสินใจเชิงการบริหารจัดการ เช่น ปัญหาเรื่องผลตอบแทน
ปัญหาเรื่องระเบียบข้อบังคับในการปฏิบัติงาน สถานที่ทำงาน ฯลฯ แต่บางปัญหาอาจจะต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก เช่น การพัฒนาฝึกอบรมต่างๆ
และถ้าจะให้ได้ผลควรจะกำหนดขอบเขตของผู้ที่จะต้องพัฒนาฝึกอบรมให้ชัดเจน กลุ่มนี้จะต้องพัฒนาเรื่องการวางแผนงาน กลุ่มนี้จะต้องเน้นเรื่องการคิดเชิงระบบ
อีกกลุ่มอาจจะต้องเน้นเรื่องการประสานงาน/ทำงานเป็นทีม ไม่ควรกำหนดเป็นระดับ เช่น พนักงานระดับนี้(ทุกคน) จะต้องเข้าอบรมหลักสูตรนั้นหลักสูตรนี้
เพราะจะทำให้ปัญหาที่ควรจะได้รับการแก้ไขหรือคนที่ไม่เก่งก็ยังคงไม่เก่งต่อ ไป ส่วนคนที่เก่งอยู่แล้วก็เก่งมากยิ่งขึ้น

สรุป แนวทางในการสำรวจ ค้นหา

การวิเคราะห์ปัญหาในองค์กร การวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาหรือพัฒนาบุคลากรในองค์กรควรทำเป็นขั้นตอนที่มีระบบ โดยเริ่มต้นจากการกำหนดปัญหาอย่างถูกต้อง
เพราะถ้าเรากำหนดปัญหาผิดพลาดหรือไม่ถูกต้อง จะทำให้กระบวนการต่อมาไม่มีประโยชน์เลยนะ นอกจากนี้ เมื่อเราต้องการแก้ไขปัญหา ควรกำหนดวัตถุประสงค์ ผลที่ต้องการ
และตัวชี้วัดความสำเร็จไว้ก่อน เพื่อให้เราทราบว่าเราจะดำเนินการอย่างไร ถ้ายังไม่ได้กำหนดสิ่งเหล่านี้ ควรรอดูก่อนนะ ไม่งั้นเราอาจจะเสียเงินและเวลาไปเปล่าๆ เหมือนในอดีต
สุดท้าย หวังว่าทุกองค์กรจะเน้นการสำรวจปัญหาและการบริหารคนให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะ topspeech